Die überwältigende Menge täglich zu nutzender Information steckt in Dokumenten und Dokument ähnlichen Informationsträgern. Laut einer IDC Studie kostet die Verwaltung und Verteilung von Dokumenten 5-15% des Umsatzes europäischer Unternehmen. Dokumente und Dokument ähnliche Informationen sind äußerst vielfältig:
| |
|
|
| |
· |
Kurze Dokumente / umfassende Dokumentationen
|
| |
· |
Elemente wie Text Bild Grafik Tabellen Video Audio
|
| |
· |
Unterschiedliche Trägersysteme (Web, Notes, ERP, Papier, …)
|
| |
· |
Komplexe Prozesse (Klassifikation, Workflow, Compliance)
|
| |
· |
Komplexe Technologie (Tools, Formate, Umgebungssysteme)
|
| |
· |
Komplexe Verteilung
|
| |
|
|
| |
o |
Medien übergreifend (Online, Print, Email, ...)
|
| |
o |
Anwendungen übergreifend (Web Site, Mitarbeiterportal, ...)
|
| |
o |
Konsumenten gerecht (Bildschirm, PDA, Papier ...)
|
| |
o |
Personalisiert
|
| |
o |
Authentisch
|
... und so kommt er in Portale und Web Anwendungen ...
| |
|
|
| |
o |
Publizieren
|
| |
o |
Kopieren/Einfügen
|
| |
o |
Links, Navigation (...)
|
| |
o |
„Konsistenzarbeiten“
|
| |
o |
Syndication (Mehrfachnutzung)
|
| |
|
|
| |
o |
Als originäres Dokument
|
| |
o |
Als simples „HTML Posting“
|
| |
o |
Als reines PDF („elektronisches Papier“)
|
| |
|
|
| |
o |
Proprietäre „Template Editoren“
|
| |
o |
Kopieren/Einfügen/Nachbearbeiten
|
| |
|
|
| |
o |
Suche in anderen Systemen
|
| |
o |
Dokument-Hitlisten im Originalformaten
|
... und das bereitet folgende Probleme ...
| |
|
|
| |
· |
Mehrfachaufwand zur Pflege desselben Inhalts
|
| |
· |
Überhöhte Kosten zur Inhaltspflege
|
| |
· |
Redundante Inhalte
|
| |
· |
Mangelnde Konsistenz
|
| |
· |
Nicht Medien und Nutzer gerecht
|
| |
· |
Aufwendige Verteilverfahren
|
| |
· |
Fehleranfälligkeit
|
| |
· |
Redundante Technologien für denselben Zweck
|
| |
· |
Zementierung bestehender Verfahren (Fokus auf Medium/Technik anstatt auf Inhalt)
|
| |
· |
Information „eingesperrt“ und schwer erschließbar
|
Eine wichtige Herausforderung in modernen Organisationen ist die systematische und bedarfsgerechte Verfügbarmachung der in vielfältigen Dokumenten festgehaltenen Informationen.
Dass das kein triviales Vorhaben ist, erkennt man alleine schon daran, dass Informationen heute in den allermeisten Fällen mit extremer Redundanz belastet sind. Identische Inhalte liegen in mehrfachen Versionen bei verschiedenen Nutzern als Dateien auf Festplatten und als Anhänge in Mailsystemen. Zur Publikation im Web werden dieselben Inhalte dann oft noch in HTML konvertiert und in CMS Systeme kopiert und zum Drucken werden PDFs erstellt. Im Nu gibt es zu jeder einzelnen originären Datei dutzende redundanter Kopien und Transformationen. Wir schätzen, dass 20-50% des Datenspeichers von Unternehmen mit solchen redundanten Kopien von Dokumenten belegt sind.
In letzter Konsequenz führt diese Redundanz zu inkonsistenter Information, zu Compliance Problemen und zu mangelhafter Versorgung von Nutzern mit korrekter und relevanter Information.
Die Lösung für dieses Dilemma ist eine automatisierte Informationsversorgung der Anwender durch intelligente Web Dienste, die sich aus zentralen eindeutigen Quellen speisen und die selbsttätig geeignete und authentische Aufbereitungen der Daten für deren Nutzer erstellen.